安徽大学劳动法律援助项目"

居家办公模式下企业的合规管理与风险防范

发表日期:2022-01-20 13:10:13发表人:安大法援

作者丨杨保全、李会春

机构丨中银律师事务所


前言:

       2003年,非典席卷全国,“阿里巴巴”率先开启中国最早的一次居家办公模式。2020年,新冠肺炎全球蔓延,居家办公成为新常态。为了应对新冠疫情,降低企业负担,人社部提出“有条件的企业可安排职工通过电话、网络等灵活的工作方式在家上班完成工作任务”。不可否认的是居家办公的模式对于降低企业用工成本方面仍有积极意义,同时,居家办公的给企业的管理也带来了新的挑战。笔者从考勤方式、工资支付等角度,对居家办公模式下企业的合规管理及风险预防提供一些粗浅的意见。


一、居家办公是否需要与员工协商一致

       作为特定情况下的办公方式,必然会涉及公司对员工考勤方式及日常管理上的变化,那么该种情况是否需要征得员工同意?是否需要履行民主程序呢?

      《劳动合同法》第四条规定“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定,并公示或者告知劳动者。”

      《劳动合同法》第十七条明确规定,工作地点是劳动合同必备条款之一。安排员工居家办公属于对劳动合同工作地点的变更,原则上单位需要与员工协商一致。也有地方裁审口径认为,单位根据生产经营需要,调整劳动者工作地点属于用人单位自主用工行为,不需要与员工协商一致,但需要保证合理性。因此笔者建议单位安排员工居家办公的,应注意考虑员工个人意愿以及安排该员工居家办公的合理性。

       审查变更工作地点的合理性一般需要考虑以下三点:

      (1)对员工的生活影响,尤其考虑是否明显增加员工工作成本,单位是否采取了合理的弥补措施减低影响;

      (2)调整是否具有歧视性、侮辱性;

      (3)变更工作地点后,订立劳动合同的目的是否仍能实现。

       显然,居家办公一般不会增加员工工作成本,合理性比较容易满足,但单位需要注意为员工提供必备的劳动条件,以便于员工开展工作,如配备必备的办公设备等。为留存证据、防范法律风险,建议单位与员工就协商一致居家办公签订书面协议,或者要求员工提交书面的居家办公申请。


二、居家办公模式下的考勤管理及工资支付问题


首先我们先看两则案例:


【案例一】居家办公考勤不全,是否算旷工?

       基本案情:2019年7月6日,彭某入职某科技公司,双方签订3年期劳动合同,岗位总裁,工作地点北京市,月工资12000元,试用期工资9600元;且约定甲方生产工作任务不足导致乙方待业状态的,甲方支付乙方生活费用3000元。2019年12月,公司因办公地点不再续租,安排彭某在家办公,通过电话、微信、钉钉等方式汇报工作。公司承诺继续支付彭某2019年12月工资。彭某提供了钉钉日志,证明2019年12月仍在提供劳动,某科技公司认可,但是称2019年12月彭某只提供额12月5日、6日、19日、20日的钉钉日志,其他时间均未提供,属于旷工,不发放工资。彭某认为某科技公司做法不合理,将公司起诉至法院。

       裁判观点:法院审理后认定,彭某2019年12月的工资,是按公司安排在家办公,且彭某提供了钉钉日志证明其劳动时间,虽然记录不全,但是在家办公灵活性较强,公司也并未明确考勤方式,因此法院采信彭某的主张,某科技公司支付彭某该月工资,应按12000元标准足额支付。


【案例二】居家办公,劳动者的劳动报酬能否无正当理由降低?

       基本案情:刘某系某科技公司员工,从事网络销售工作,双方在劳动合同中约定,刘某的月工资由基本工资5200元及业绩提成构成(按销售金额计提)。其中,业绩提成每月为2000多元至5000多元不等。由于受新冠肺炎疫情影响,科技公司通知刘某自2020年2月3日起居家办公。2020年2月24日,公司发出通知,称受市场影响公司业务不饱和、居家办公无法记录考勤,决定自当月起将网络销售部门居家办公员工的月基本工资调整为北京市最低工资即2200元,业绩提成比例不变。刘某不认可公司的降薪行为,认为自己居家办公工作反而更忙了,甚至休息日都需要在家忙工作。刘某虽多次向公司人力资源部提出异议,但未能得到解决。2020年5月6日,刘某向仲裁委提出仲裁申请,要求支付2020年2月至4月份的工资差额9000元。

      裁判观点:劳动报酬权是劳动权利的核心,它既是劳动者及其家属基本的生活保障,也是社会对其劳动的承认和评价。虽然受疫情影响刘某个人的工作业绩(销售金额)可能出现下降,但因此受影响的应是其工资中的业绩提成部分,在未经协商一致的情况下,科技发展公司单方将刘某的基本工资降低为最低工资缺乏依据,故应予补发。从以上两则案例可以看出,居家办公的模式下,企业在考勤管理、加班认定、工资支付等方面与在单位固定场所上班存在很大的差异性,因此,企业在采取居家办公的同时,应对考勤加班制度、薪酬制度等方面进行及时的调整。

    

       1、制定与居家办公模式相匹配的考勤制度

       单位制定或更新相关制度,需要根据法律规定履行相应的民主制定和公示告知程序。如遇特殊时期,民主制定和公示告知程序可采取灵活多样方式处理。笔者建议,用人单位可综合采取OA系统、钉钉、电子邮件、微信、短信、线上培训等多种方式向员工征集意见、公示告知并注意留存和固定民主制定和告知程序中的证据。

       居家办公模式下,单位应在考勤制度中明确考勤方式,如:钉钉打卡、OA打卡、QQ打卡、微信打卡等,如果未明确考勤方式将会导致单位不能证明员工存在旷工。据此建议单位要求员工定时定点进行线上打卡考勤,形成电子考勤记录,单位应每周或每月将员工的电子考勤记录发送给员工,要求员工确认对电子考勤记录是否有异议。

       除要求员工打卡考勤外,单位可以与员工约定或制定规章制度规定,员工应定时提交日报、周报以及工作相关的申请单据等,如出差申请、报销票据,如员工超过一定时间未按时提交且无正当理由,单位可以认定员工旷工。

       2、单位对员工进行劳动定额管理,保证员工按劳动合同约定提供劳动

       居家办公的工作效率不可避免会有所降低,此时员工的劳动定额或劳动强度低于原劳动合同约定的在工作场所办公时的定额或强度。单位应如何保证员工居家办公时提供真实高效的劳动,考验单位的劳动定额管理水平。

       建议由上级领导指导员工制定每日工作目标、工作计划,要求员工每日定时进行工作进展汇报,并及时提交工作阶段性成果,将工作计划完成度、阶段性成果等与员工的绩效奖金相关联等方式,对员工的工作效率、劳动定额进行精细化管理。上述事项属于直接涉及劳动者切身利益的重大事项,单位应与员工就新的劳动定额管理方式签订协议,或制定规章制度后进行规范的民主公示程序,以使其具有合法性。

       在进行劳动定额管理的同时,单位应注意按照“在法定工作时间内、正常劳动条件下、90%以上职工能够完成”的原则,通过平等协商合理确定劳动定额标准,避免被认定为强迫或者变相强迫加班。

       单位不便执行严格的劳动定额管理的,也可以与员工协商一致,变更员工居家办公期间的工资数额,确定新的工资标准后与员工另行签订劳动合同变更协议并留存。

       3、对居家办公员工加班进行管理

       员工在家办公也会有加班的情况存在,根据法律和单位规定确实属于加班加点的,单位应依法支付员工加班费或安排补休。但由于居家办公的灵活性,可能存在员工因自身原因,将工作安排在非工作时间完成的情况,此时单位应对员工在工作时间内的工作情况进行劳动定额管理,以便于监督员工是否确实存在需要加班的情况,并要求员工按规定提交加班申请。

       此外,单位可以根据生产经营的特点向劳动行政部门申请实行特殊工时制,减少相关法律风险。如根据北京市劳动和社会保障局发布的《工时工作制和不定时工作制的办法》(京劳社资发〔2003〕157号)第八条的规定,实行综合计算工时工作制的企业,在综合计算周期内,某一具体日(或周)的实际工作时间可以超过8小时(或40小时),但综合计算周期内的总实际工作时间不应超过总法定标准工作时间,超过部分应视为延长工作时间并按《劳动法》第四十四条第一款的规定支付劳动报酬,其中法定休假日安排职工工作的,按《劳动法》第四十四条第三款的规定支付职工工资报酬。企业延长工作时间平均每月不得超过36小时。由此可见执行综合工时制不存在休息日加班的情况。


三、居家办公模式下的实操建议

      1、合理设计考勤制度、绩效考核制度和线上工作响应制度

       居家办公使得工作时间和非工作时间的界限变得模糊,工作成果评价难度加大。为确保员工在家办公工作效率,合理设计在家办公期间的考勤制度、绩效考核制度和线上工作响应制度尤为重要。当然,用人单位在设置制定和发布相关制度时要充分遵守法定程序,做好民主程序和公示告知程序。

       1.1考勤制度。如果用人单位此前采取线下打卡、按指纹、人脸识别等方式进行考勤,那么在家办公期间则需要调整为线上考勤。常见的线上考勤方式包括:钉钉打卡、OA系统打卡、微信群打卡等。除固定时间打卡外,用人单位也可以在工作期间采取随机考勤抽查的方式。但无论用人单位选择哪一种方式,都需要留存相关证据。
       1.2绩效考核制度。如果用人单位此前通过纸质化考核方式,那么居家办公期间则需要调整为电子化考核。常见的电子化考核方式包括:设置每周/每日工作任务,要求员工在钉钉系统、OA系统、微信群等平台记录每日工作内容,每周/每月工作复盘等。
       1.3线上工作响应制度。由于居家办公期间,员工无法到单位办公场所开展工作,因此用人单位有必要建立线上工作响应制度。如确定每周/每日的开会时间、工作消息响应时间等。用人单位在设计线上工作相应制度时,可结合考勤制度和奖惩制度处理,如规定在合理期限内未回复工作消息或参与远程会议的,视为缺勤处理。


       2、与员工签署弹性工作协议

       如居家办公的模式变更了单位与员工签署的劳动合同内容,建议单位与员工协商一致,并签署协议,将居家办公相关事项在协议里予以明确,此项操作能最大限度的降低用工风险。


       3、要求员工履行披露义务

       居家办公的模式下,单位难易掌握员工的实际工作地点、工作状态、工作进度等,因此,单位可以通过制度或者签署协议等形式赋予员工及时披露相关信息的义务,包括及时披露工作地点、工作进度,如变更工作地点及超时工作等及时报批等。通过多种线上办公软件要求员工记录工作时间等内容,以便及时掌握员工的工作进度,同时定期与员工签署相关福利待遇的结清证明,避免员工离职时向公司主张加班费等。


       4、提高原始证据的保留意识

       人力及员工的主管上级在日常管理中药注意有意识的收集保留相关证据,比如:员工同意居家办公的相关文件,明确居家办公的起始或结束的时间、条件等、员工的考核、考勤情况等。以便一旦发生劳动争议,单位可以举证。


 四、结语

       居家办公在疫情席卷全球的特殊时期,备受各大中小企业的使用,其灵活性解决了疫情和公司运营之前的冲突,一定程度上解决了企业的生存危机,但同时,新型的用工模式,也给企业带来了一定的管理难度和潜在风险,因此,单位应在采取居家办公模式的同时,积极的做好制度建设及日常的管理工作,最大限度的降低用工风险,真正的发挥居家办公降本增效的作用。


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